重新构建时间管理系统的过程记录

Contributor:筱溪524 Type:简体中文 Date time:2016-06-19 11:16:05 Favorite:13 Score:0
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我目前正在第2阶段苦苦挣扎,作为一个时间管理系统经常崩溃,并不以此为耻的人,很清楚的知道自己的短板,
或者说自己的时间管理系统的问题就在于它不完善,整体的结构没有问题,但总是在某一个模块的细节上不完善,
也就是是存在某种不知道的瓶颈,在任务量低的时候这不是问题,一旦任务量超载,系统就会崩溃,
幸好我性格上是个很容易接受自己失败,重新再来的人,不然早就已经倒下了。
一、目标:能够承载100个项目的时间管理系统
目标是应该为自己当前的现实情况服务的,这两天重建自己的项目清单,手上目标正在做的项目有接近70个,
这当然是由于我把许多大项目拆解成小项目导致的,但也是我以前做时间管理的困惑点,
如果我在项目清单中列出一些大型项目,
就会导致这些大型项目的推进出现缓慢的问题,现在就明白,所有项目清单中的项目往往会受到同等的关注,
因此如果有某个大项目得到更多的关注,就要把它分解成平行的多个项目,分解的方法很多,
商业管理中的3C、4P、5力、创业画布都是用来干这个的好工具。
当我面对着那张达到70个的项目清单时,我就清楚地明白了,为什么自己迟迟不愿意再开第二期的读书会,
为什么自己做很多事情虎头蛇尾,为什么我无法关注更多的关系,
为什么自己不愿意去拓展更多的渠道、开发更多的产品,
为什么自己经常感觉精疲力尽。原因就在于,我真正要面对的工作量,确实超过了我的系统能够承载的负荷,
因此升级到100个项目管理水平的时间管理系统是一件必要的工作。
我认为20-30岁之间、单身的人,只需要一个能够支撑30个项目的系统就足够了,而25—45之间,
已婚已育的人都必须拥有一个支撑100个项目的时间管理系统,否则就必然面对工作与生活的矛盾,
结果要么放弃家庭的职责,要么放弃工作的发展,要么放弃个人的成长,事实上这些牺牲都不是必须的,
而是没有找到解决方法,时间管理系统的升级就是其中的一个解决系统
二、现状:25个项目的系统
我目前的时间管理系统只能维持25个小项目,这是我统计了自己当前正在执行的项目之后得出来的实际数字,
回顾2014和2015年的经历,我发现只要某个阶段超出了这个项目数,最多不出3个月,
我一定要么大病一场,
要么萎靡不振很长时间。
对于现状的评估,最好的办法就是回看日记,切勿任主观判断,几乎所有人都会过高或过低评估自己,
能力在25个项目的人,往往不是评估自己只能就会5个,就是认为自己能对付100个。
前者自称拖延症患者,后者是自虐狂。
这里反复强调,一定是一手的,现实的资料,才是最可靠的信息,主观判断在这方面几乎没有任何价值。
三、下一步行动:系统架构的文字化
GTD的时间管理系统相当复杂,它包含了横向的5个环节和纵向的6个高度
1、横向5环节:收集、澄清、组织、反思、行动
2、纵向6高度:行动、项目、角色、愿景、价值观、原则
如果列成矩阵,就一共有30个模块,每个模块有各自的工作流程、工具和理论,
也就等于实际上要掌握100-150个知识点,
才能够实现彻底的掌握,戴维在新版中将6个高度的后三项合并,
整个系统就简化为20个模块,60-100个知识点。
在以前学习时间管理的时候,最容易犯的错误就是陷入到细节当中,
比如行动清单,这是用纸质笔记本呢,还是用doit呢,
或是用印象笔记呢,还是.....,你会搜索到几十甚至几百款号称最佳的GTD软件,
而行动清单只不过是一个知识点,
一个知识点可能就会花上1个月都没选择好——不是不会、不懂,而是不能下定决定用哪个工具,
想象一下你在一间超大型的文具店选笔的经历,这样你就知道时间是怎么浪费的了,如果一个点要1个月,
那也就不奇怪10年都没把系统升级到第3阶段了。
所以这次我给自己的限制是,除了资料库以外,其它内容统一用白纸和笔搞定
而这里的下一步行动,则是列出所有的模块和知识点,因为书中有太多的案例和解释,很难一张纸看透全貌,
我目前这个阶段对于细节和工具已经有足够的了解了,
至少每一个环节我都用过至少3款不同的工具了,现在我要做的,
是把整个框架画出来,不是简单的5环节和6高度,而是每个模块都画出来,然后再一个模块一个模块过,
看看自己的短板在哪里,学会它,练习它,掌握它。
从今天起详细记录自己的整个推导过程,今天以前我主要做的工作就是把《搞定I》 的新版读了一次,
今天以后则是每天一个具体的行动。
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